مديرة ومعلمة انجليزي خبرة كبيرة للتواصل 01098842271 ومسئولة علاقات عامة وخبرة في اعداد الخطط الادارية

https://docs.google.com/document/d/1z5K8xqeIh-oyy0j33slLu__مديرة مكتب رئيس مجلس الادارة ولمكتب سمو الأميرة مها آل سعود  :

المهام الوظيفية

·         المساعدة في تطوير الأعمال وتقديم الإقتراحات التي تدعم سير العمل

·         داء كل المهام المكلفة بها من رئيس مجلس الادارة *

·          متابعة اعمال السكرتارية وكتابة التقارير الادارية ورفعها لرئيس مجلس الادارة *

·          الاشراف على اداء الموظفين ورفع تقرير بذلك لرئيس مجلس الإدارة *

·         توجيه الموظفين لرفع مستوى ادائهم – اقتراح المعارض والمؤتمرات للمشاركة فيها – المتابعة مع الإدارة

·         بخصوص الإعلام والتسويق والمساهمة في وضع الخطط التي تساهم في تطوير سير العمل ورفع معدل التسويق والمبيعات للشركة

·         الإشراف على الحسابات وتطوير السجلات الإدارية

·          تنظيم و إدارة مكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و المدير التنفيذى فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا الرئيس المباشر وممثل مجلس الإدارة (العضو المنتدب - المدير العام - المدير التنفيذى – رئيس مجلس الادارة )

المهام و المسئوليات: - 

·         تحديد و صياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب الإدارة العليا بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية - التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لتحقيق هذه الأهداف بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية - تقديم النصائح و المشورة      و الرأى السديد لأفراد السكرتارية التنفيذية و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا 

·          المشاركة فى صياغة إجراءات إدارة مكتب الإدارة العليا و السكرتارية التنفيذية للإدارة العليا بالتعاون مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم سواء داخل أو خارج المؤسسة 

·          مراجعة و إعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى - مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير - التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها 

·          مراجعة أعمال إستلام البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات

·         مراجعة أعمال إستلام و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل- مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة- حضور جميع الإجتماعات و الجلسات التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها 

·          مراجعة التحضير للإجتماعات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى و تنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع 

·          مساعدة كل من العضو المنتدب و المدير العام و المدير التنفيذى فى جميع أعمالهما غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلبه الشخصى - مراجعة تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها 

·          التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام

·          التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب المدير العام و أفراد العمل بمكتب المدير العام - توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى تدعو لعقدها الإدارة العليا و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة 

·          مراجعة حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام و المدير التنفيذى       و تنظيم رحلات العمل

·          تعليم و توجيه أفراد السكرتارية التنفيذية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم 

·          كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب للمدير العام و المدير التنفيذى 

·          جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لمدير مكتب المدير العام 

·          مدير مكتب الإدارة العليا مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء مدير مكتب المدير العام و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

‎

  /edit