منى ياسين. شغلت السيدة منى ياسين منصب رئيس مجلس إدارة للتواصل 01098842271 افضل مديرة ومعلمة انجليزي في مصر كلها
مديرة مكتب
رئيس مجلس الادارة ولمكتب سمو الأميرة مها آل سعود :
المهام
الوظيفية
·
المساعدة في
تطوير الأعمال وتقديم الإقتراحات التي تدعم سير العمل
·
داء كل المهام
المكلفة بها من رئيس مجلس الادارة *
·
متابعة اعمال السكرتارية
وكتابة التقارير الادارية ورفعها لرئيس مجلس الادارة *
·
الاشراف على اداء الموظفين
ورفع تقرير بذلك لرئيس مجلس الإدارة *
·
توجيه الموظفين
لرفع مستوى ادائهم – اقتراح المعارض والمؤتمرات للمشاركة فيها – المتابعة مع
الإدارة
·
بخصوص الإعلام
والتسويق والمساهمة في وضع الخطط التي تساهم في تطوير سير العمل ورفع معدل التسويق
والمبيعات للشركة
·
الإشراف على
الحسابات وتطوير السجلات الإدارية
·
تنظيم
و إدارة مكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و المدير التنفيذى فى الأعمال
الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا الرئيس المباشر وممثل
مجلس الإدارة (العضو المنتدب - المدير العام - المدير
التنفيذى – رئيس مجلس الادارة )
المهام و المسئوليات: -
·
تحديد و صياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب الإدارة العليا
بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية - التخطيط و إعداد
البرامج التنفيذية لتحقيق هذه الأهداف بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية - تقديم النصائح و المشورة و الرأى السديد لأفراد السكرتارية التنفيذية
و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
·
المشاركة فى صياغة
إجراءات إدارة مكتب الإدارة العليا و السكرتارية التنفيذية للإدارة العليا
بالتعاون مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم سواء
داخل أو خارج المؤسسة
·
مراجعة و إعتماد تنسيق
جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى - مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير
العام أو المدير التنفيذى قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير - التأكد من حفظ و صيانة
جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
·
مراجعة أعمال إستلام
البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات
·
مراجعة أعمال إستلام و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة
بمكتب الإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل- مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا
و فهرسة الفاكسات الصادرة- حضور جميع الإجتماعات و الجلسات التى يكون المدير العام أو المدير
التنفيذى طرفاً فيها
·
مراجعة التحضير
للإجتماعات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى و تنسيق و تجهيز كل الوثائق
والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع
·
مساعدة كل من العضو
المنتدب و المدير العام و المدير التنفيذى فى جميع أعمالهما غير المدرجة فى هذا
التوصيف بناءاً على طلبه الشخصى - مراجعة تنظيم و فهرسة
التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام
أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات
الخاصة بها
·
التأكد من أن جميع
الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة
من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية
الموجودة بمكتب المدير العام
·
التأكد من توافر جميع
الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب المدير العام و أفراد العمل بمكتب المدير العام - توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى
تدعو لعقدها الإدارة العليا و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
·
مراجعة حجز تذاكر السفر
و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام و المدير التنفيذى و تنظيم رحلات العمل
·
تعليم و توجيه أفراد
السكرتارية التنفيذية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل
المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
·
كتابة تقرير أسبوعى
لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب للمدير العام و المدير
التنفيذى
·
جميع ما سبق ذكره يجب
أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لمدير مكتب المدير العام
·
مدير مكتب الإدارة
العليا مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء مدير مكتب المدير
العام و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
تعليقات
إرسال تعليق